- AJ Proizvodi
- Blog
- Savjeti i trendovi
- Kako održati uredski stol čistim i urednim
Kako održati uredski stol čistim i urednim
Donosimo jednostavan vodič koji će vašem timu pomoći da uredski stolovi, a time i cijeli ured, ostanu uredni i dobro organizirani.
Zašto je uredan uredski stol važniji nego što mislite
Postoji i profesionalna strana koja je iznimno važna u okruženjima u kojima se susrećete s klijentima. Prvi dojam stvara se brzo, a neorganiziran radni prostor šalje poruku o neorganiziranosti, bez obzira na to koliko je osoba koja ondje radi zapravo sposobna.
Tu je i pitanje higijene. Istraživanja pokazuju da uredski stolovi mogu sadržavati i do 400 puta više bakterija od WC daske. Površina stola bez nereda površina je koja se može redovito i pravilno čistiti. U zajedničkim uredima ili prostorima s hot-desking konceptom to nije zanemarivo.
Ukratko, uredan uredski stol dobar je za vaše zaposlenike, vaš imidž i kulturu radnog mjesta.
Dodaci za uredski stol koji rade velik dio posla
Najlakši način za održavanje urednog uredskog stola jest osigurati da svaka stvar ima svoje mjesto. Kada predmeti imaju određeno mjesto, veća je vjerojatnost da će ondje i ostati.
Ovi dodaci za uredski stol mogu napraviti veću razliku nego što očekujete:
Nosači za monitore oslobađaju cijelu radnu površinu stola jer podižu monitor sa stola. Kao dodatna prednost, omogućuju lakše postavljanje monitora na odgovarajuću ergonomsku visinu, čime se tijekom dugog radnog dana smanjuje opterećenje vrata i očiju.
Kukice za stolne pregrade jednostavno su, ali pametno rješenje. Umjesto da slušalice, torbe ili kabeli stoje na uredskom stolu, kukica omogućuje da ih objesite na samu pregradu, tako da ostanu nadohvat ruke, ali potpuno izvan radne površine.
Držači za olovke, držači za kabele i ladice za sortiranje dokumenata možda zvuče osnovno, ali tiho odrađuju važan posao održavanja površina urednima. Kada sve ima svoje mjesto, pospremanje traje samo nekoliko sekundi.
Držite dokumente pod kontrolom
Papiri su jedan od najvećih izvora nereda na uredskim stolovima u većini ureda, ali i jedan od najlakših za organizirati uz jednostavan sustav. Ladica za sortiranje dokumenata na uredskom stolu, s jasno označenim odjeljcima poput “za napraviti”, “u tijeku” i “za arhivu”, sprječava nasumično gomilanje papira. Svaki dokument ima svoj status i svoje mjesto.
Za timove zadužene za upravljanje objektima i ljudske resurse ovdje postoji i važan aspekt usklađenosti s propisima. Osjetljivi dokumenti, odnosno svi dokumenti koji sadrže osobne podatke, trebali bi se na kraju svakog radnog dana zaključati. To je jednostavna i dobra praksa u skladu s GDPR-om, a istovremeno u jednom koraku uklanja značajan izvor nereda.
Mala stolna polica ili stalak za osobne detalje, poput biljke, fotografije ili posude za olovke, pomaže da ti predmeti ostanu uredno smješteni i promišljeno organizirani.
Iskoristite prostor ispod vašeg uredskog stola
Prostor ispod uredskog stola jedno je od najčešće nedovoljno iskorištenih mjesta za pohranu u svakom radnom prostoru. Mobilni ladičar s organizacijskim umetcima omogućuje da uredski pribor, dokumenti i svakodnevni predmeti budu potpuno uklonjeni s radne površine. Mnogi ladičari dovoljno su kompaktni da se lako pomaknu kada nisu potrebni, a jednostavno se premještaju i ako tim mijenja raspored prostora.
Za recikliranje papira, koji se često gomila na uredskim stolovima i oko njih, arhivska kutija s poklopcem smještena ispod uredskog stola održava prostor urednim i organiziranim sve dok je ne treba isprazniti.
Ako vaš tim redovito koristi kataloge, registratore ili referentne materijale, manji obližnji regal omogućuje da sve bude nadohvat ruke, bez potrebe da ti materijali zauzimaju radnu površinu.
Riješite organizaciju kabela jednom zauvijek
Označavanje kabela mali je korak koji može uštedjeti mnogo frustracije, posebno u zajedničkim radnim prostorima ili uredima s hot-desking konceptom, gdje više ljudi koristi isto radno mjesto.
Dodajte oznake, ozbiljno, funkcioniraju
Oznake možda nisu najatraktivniji alat za organizaciju, ali su jedne od najučinkovitijih. Označene ladice, police, ladičari i kabeli omogućuju svima da brzo pronađu ono što im treba i, još važnije, vrate stvari na pravo mjesto bez razmišljanja. U zajedničkim radnim prostorima takva je dosljednost posebno važna.
Ručni pisač naljepnica omogućuje brzo označavanje i pomaže da sve izgleda profesionalno, a ne privremeno ili improviziranot.
Dnevno pospremanje, vaša najvažnija navika
Sva rješenja za pohranu i sva dodatna oprema na svijetu neće sami održati uredski stol urednim. To čine navike. Potaknite svoj tim da na kraju svakog radnog dana odvoji pet minuta za vraćanje prostora u red: očistite radnu površinu, arhiviraju ili bace nepotrebne papire, odnesu šalice u kuhinju i vrate stvari na njihovo mjesto. Kada se radi svakodnevno, gotovo ne oduzima vrijeme, a znači da nitko sljedećeg jutra ne dolazi za neuredan uredski stol.
U okruženjima s hot-desking konceptom, dnevno pospremanje nije samo dobra navika, već osnovna pristojnost i razumno očekivanje na radnom mjestu. Kada se to jasno komunicira kao standard, nema nejasnoća oko toga što se očekuje.
Kratko o higijeni uredskog stola
Čista i oslobođena radna površina može se redovito prebrisati. Držite antibakterijske maramice dostupnima i uključite čišćenje površina u rutinu na kraju radnog dana, osobito kod zajedničkih radnih stanica. U uredima s velikim brojem ljudi ili hot-desking rasporedom, to je jednostavna mjera kontrole širenja infekcija i vrijedi je uključiti u pravila higijene radnog mjesta.
Tražite više rješenja za pohranu na uredskom stolu?
FAQ
- Uredan uredski stol smanjuje vrijeme potrošeno na traženje stvari, podržava koncentraciju i stvara profesionalnije radno okruženje. Također olakšava redovito čišćenje površina, što je važno za higijenu ureda, osobito u zajedničkim radnim prostorima i uredima s hot-desking konceptom.
- Najučinkovitiji pristup je petominutno pospremanje na kraju radnog dana. Očistite površinu, arhivirajte ili bacite nepotrebne papire i vratite predmete na njihovo mjesto prije odlaska. Uz dobra rješenja za pohranu, poput ladičara, ladica za sortiranje i organizacije kabela, to postaje navika koju je vrlo lako održavati.
- Nosači za monitore, mobilni ladičari, stolne ladice za sortiranje dokumenata, kanalice za kabele i kukice za stolne pregrade među najučinkovitijim su rješenjima. Omogućuju da svaka stvar ima svoje mjesto, održavaju površine urednima i čine pospremanje brzim i jednostavnim.
- Kanalice za kabele, spiralni organizatori i kutije za kabele drže žice uredno grupiranima i podalje od poda. Uredski stolovi s ugrađenim otvorima za kabele najčišće su rješenje kod novog opremanja prostora. Označavanje kabela mali je korak koji može uštedjeti mnogo vremena u zajedničkim radnim prostorima.
- Pravilo čistog uredskog stola postavlja jasna očekivanja o tome kako uredski stol treba ostaviti na kraju svakog radnog dana: površina treba biti očišćena, osjetljivi dokumenti zaključani, a osobni predmeti spremljeni. Posebno je korisno u uredima otvorenog tipa i prostorima s hot-desking konceptom, a podržava i usklađenost s GDPR-om jer pomaže spriječiti da osobni podaci ostanu vidljivi ili dostupni preko noći.
- Nered stvara stalne sitne smetnje koje otežavaju koncentraciju i povećavaju osjećaj preopterećenosti. Dosljedno uredan radni prostor smanjuje te prepreke, podržava jasnije razmišljanje i pokazuje zaposlenicima, ali i posjetiteljima, da vaš tim ozbiljno pristupa radnom okruženju.
- Olakšajte im to odgovarajućim rješenjima za pohranu, postavite jasna očekivanja kroz jednostavno pravilo čistog uredskog stola i vodite primjerom. Kada urednost postane zajednički standard, a ne individualna preferencija, lakše se dugoročno održava.
